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0月23日消息 在工作中，你是否會有很多項目需要跨部門審批?有時遇到一些要求嚴(yán)格而又忙碌的領(lǐng)導(dǎo)，可能需要放下面子多番催促才能完成任務(wù)。下面的這個職場案例，需要寫一封催促郵件，邀你一起來探討一下。

一、故事小場景：

有一位HR，被安排組織公司年會，費用預(yù)算申請很早就發(fā)給了公司的財務(wù)總監(jiān)，希望他能及時批復(fù)，但財務(wù)總監(jiān)一直拖著沒回復(fù)。她想起去年就是因為他回復(fù)太晚，預(yù)算遲遲不到位，很多工作都無法按時進行，導(dǎo)致年會組織不夠理想，被領(lǐng)導(dǎo)批評。

于是，她寫了一封郵件催促：

您批了預(yù)算后 ，我們才能去訂下酒店會議廳，現(xiàn)在是會議繁忙季節(jié)，酒店會議廳可能在12月30日以后就被別家公司占用了，去年就是因為預(yù)算批晚了，誤了酒店預(yù)定的最后期限。

二、如果你是這位HR，你會怎么寫這封郵件呢？（以下為建議范文：）

Dear Leo，您好！

我是HR的Katy，感謝您在忙碌中抽空查閱這份郵件！

10月26日下午我已經(jīng)把公司今年年會的方案和預(yù)算發(fā)到您的郵箱了，但由于我的疏忽，上次忘記把年會費用的組成和對比情況，以及項目時間表一并發(fā)給您了，所以再次附上這兩項情況，方便您進行審批，謝謝！

1、費用組成以及和去年的對比情況：

2、執(zhí)行進度時間節(jié)點

綜上所述，2020年度的中國區(qū)年會總預(yù)算為92萬，比去年同步下降52%，符合公司疫情期間的嚴(yán)格控制開支的政策方針。

請您在11月15日前回復(fù)審批意見，后面的項目進度即可按時間表推進。

另外，此費用已經(jīng)HR部門VP Jack審批，也已經(jīng)跟財務(wù)部門的資金組經(jīng)理Tina 詳細核對過各項費用組成，如有需要查看他們的意見請見下方郵件詳情。

再次感謝您的支持，若不清晰的地方，請您隨時聯(lián)絡(luò)我，期待您的批復(fù)，謝謝！

HR Katy Can

2020年11月6日

三、復(fù)盤思考：

1、 郵件目的：提醒盡快審批。要注意發(fā)這個郵件之前已經(jīng)發(fā)過一次審批郵件，這是再次提醒和催促，不能將之前的郵件內(nèi)容重復(fù)發(fā)送，否則容易引起反感?？梢試L試找個合適的理由說明之前的郵件疏忽了某些事項，所以重新再發(fā)一次，以便領(lǐng)導(dǎo)可以更清晰審批的內(nèi)容。

2、換位思考：從接收者的角度出發(fā)去考慮，財務(wù)總監(jiān)習(xí)慣看各種表格，所以應(yīng)該將數(shù)據(jù)用簡潔清晰的表格對比展現(xiàn)給她看。同時由于工作繁忙，很多領(lǐng)導(dǎo)審批郵件都不會打開附件來詳細查看，建議將核心要審批的數(shù)據(jù)和結(jié)論都放在郵件正文，讓他可以一目了然。如果一個審批郵件能讓領(lǐng)導(dǎo)用手機瀏覽一分鐘就可以做出決策的話，你就贏了。

3、時間節(jié)點：相關(guān)的項目時間節(jié)點一定要清晰，讓對方明確知道，如果沒有在應(yīng)該審批的時間回復(fù)，可能會對后面整個項目進度有很大的影響。對于一些大項目來說，這個延誤進度的責(zé)任成本，是會引起審批者的考慮的。不過，也請注意，提醒郵件起到的作用，應(yīng)該“歸責(zé)”不是“追責(zé)”，所以，要注意態(tài)度要尊重委婉，點到即可。

4、背書效應(yīng)：要了解對方審批需要考慮的因素，對于財務(wù)預(yù)算來說，符合既有的審批流程最重要，所以可以附上他審批之前已經(jīng)審批過的環(huán)節(jié)和人員意見，讓他知道此項審批已經(jīng)過很多環(huán)節(jié)的檢查和確認，已經(jīng)有項目組的決策背書，那么相對來說，他承擔(dān)的審批責(zé)任就會輕很多，審批起來就會相對快速很多。

分享標(biāo)題：職場實戰(zhàn)：如何寫好一封催促郵件？
文章轉(zhuǎn)載：http://chinadenli.net/article22/chcecc.html

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