6月18日消息 電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中的內(nèi)容沒(méi)有不嚴(yán)肅的。通過(guò)一封簡(jiǎn)短的電郵，一位職員為人處世的態(tài)度、個(gè)人教養(yǎng)程度、工作細(xì)致程度、敬業(yè)程度等這些和人品、能力有關(guān)的信息均可一目了然。因此，我們應(yīng)端正態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，好好發(fā)郵件，好好回復(fù)。

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◎主題要提綱挈領(lǐng)

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

·一定不要用空白標(biāo)題，這是最失禮的;

·標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng);

·標(biāo)題要能準(zhǔn)確反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”;

·一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理;

·可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意;但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼;

·回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、RE一大串。

◎稱(chēng)呼與問(wèn)候要得體

·恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的響應(yīng);在有多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

·郵件開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“Hi”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”;結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的就可以了。

◎郵件正文內(nèi)容要清晰無(wú)誤

·郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰地表達(dá);不要出現(xiàn)晦澀難懂的語(yǔ)句;最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。

·注意郵件的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系、郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，“請(qǐng)”、“謝謝”之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)!

·郵件正文多用序號(hào)，以清晰明確

如果事情復(fù)雜，最好列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。

·一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚、說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。

·合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示反而會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。

·合理利用圖片、表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用“:)”之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定輕松氣氛的場(chǎng)合。

◎附件要交代清楚

·如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;

·附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件名;

·正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);

·附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文檔;

·如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用;

·如果附件過(guò)大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

◎語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

·只在必要的時(shí)候使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，因?yàn)榇嬖谥形木幋a的問(wèn)題，你的中文郵件在他們的地區(qū)可能會(huì)顯示成亂碼天書(shū)。

·尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明地發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要用中文回復(fù)。

·對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文

你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人的英文理解水平能夠達(dá)到完美零失誤的程度，切忌顧此失彼，影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

·選擇便于閱讀的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別是公務(wù)郵件。

◎結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚地知道發(fā)件人信息。

·簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名文件是必要的。簽名文件可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語(yǔ)作為你簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘、公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

·不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

簽名文件文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，統(tǒng)一使用簡(jiǎn)體、繁體或英文以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些的。

◎回復(fù)他人郵件的禮儀

·及時(shí)回復(fù)郵件

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下。理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在特定時(shí)間統(tǒng)一處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無(wú)法即時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)地回復(fù):“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云。”記住:及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

·進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回復(fù)疑問(wèn)時(shí)，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要簡(jiǎn)略回答，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免反復(fù)交流、浪費(fèi)資源。

·回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

·不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話(huà)溝通。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越回復(fù)越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

·要區(qū)分Reply和Reply All(單獨(dú)回復(fù)和全體回復(fù))

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了;如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all，讓大家都知道，不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停地回復(fù)來(lái)回復(fù)去、與發(fā)件人討論，等你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

本文名稱(chēng)：職場(chǎng)中，收發(fā)電子郵件的禮儀和規(guī)矩有哪些?
標(biāo)題來(lái)源：http://chinadenli.net/article2/cgjjoc.html

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